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Scrivere una mail formale: modelli e consigli utili
Hai bisogno di trovare modelli e consigli utili per scrivere una mail formale?
Allora ecco una interessante notizia per te: adesso sei nel posto giusto. In questo articolo, infatti, ti spiegheremo come scrivere una lettera di questo genere. Sia essa finalizzata a contattare un docente, rivolgersi ad una istituzione, presentare un progetto in azienda o una candidatura, una lettera di denuncia a tutela del consumatore o della protezione dei dati personali, e chi più ne ha più ne metta. Perché le ragioni per redigere una missiva sotto forma di posta elettronica formale possono essere davvero delle più disparate. Anche perché si tratta, al giorno d’oggi, di un mezzo di lavoro imprescindibile. Dunque non puoi ignorare come utilizzarlo nel modo più corretto ed efficace possibile.
Vuoi saperne di più su quelle che sono le linee guida per scrivere una mail formale perfetta da cima a fondo? Allora non perdiamo tempo ed entriamo subito nel merito andando a scoprire tutto ciò che è importante sapere in merito. Buona lettura
Impostazione lettera formale: cosa e come scrivere
Nei paragrafi che seguono, vedremo dunque cosa significa scrivere una mail formale e come farlo per bene. Analizzando tutti gli aspetti legati a cosa includere nello struttura del testo e cosa no, come concludere una mail formale, firmarla e in che modalità inviare questi importanti messaggi di posta elettronica.
Scrivere ad un professore
Iniziamo vedendo come scrivere una mail formale ad un professore per chiedere un colloquio. Magari per chiedere la tesi.
Naturalmente, occorre partire con i saluti e spiegando chi sei in modo semplice e diretto, ma naturalmente rispettoso. Specialmente se ti rivolgi a qualcuno che non ti conosce o che potrebbe non ricordarsi bene di te. Ma più in generale, si tratta di una regola universale e anche di buona educazione. Un esempio? Facile:
«Gentile Prof. Bianchi,
Sono Mario Rossi, studente del CdL in Giurisprudenza dell’Università Niccolò Cusano».
Questa formula va sempre bene ed è comunque consigliata, anche se potrebbe essere bypassata e sostituta con una semplice firma in calce alla mail qualora ti rivolgessi ad un interlocutore con cui si ha maggiore confidenza o con cui ci hai già scambiato altre mail.
Ad ogni modo nelle righe subito a seguire, devi introdurre l’argomento per il quale stai contattando il docente. Per fare questo puoi utilizzare una frase come questa:
«Le scrivo questa mail per chiederle un colloquio presso il suo ufficio per discutere della mia tesi di laurea».
Per poi entrare in maniera più dettagliata e approfondita nel merito attraverso il corpo del testo vero e proprio.
«Avrei bisogno di parlare con lei e di confrontarmi con i suoi collaboratori circa i contenuti del secondo capitolo della mia tesi, così da poter procedere all’invio degli stessi nei tempi stabiliti».
Concludendo illustrando cosa chiedi o vuoi dal docente:
«Se lei è disponibile, le chiedo di poter fissare un colloquio nel suo giorno di ricevimento, nell’orario che preferisce. Resto a disposizione per qualunque dubbio o chiarimento. In attesa di suoi riscontri, le auguro un buon proseguimento di giornata».
Ed infine, naturalmente, firmare la missiva ed aspettare un auspicato e gentile riscontro da parte del tuo interlocutore.
Come scrivere una mail per lavoro
Proseguiamo ora aggiungendo alcune specifiche accortezze per adattare il formato che abbiamo visto finora, ad un ambito lavorativo. Come scrivere una mail ad un’azienda o un datore di lavoro, giusto per fare degli esempi.
Scrivere una mail formale di questo genere significa prestare particolare attenzione ad un tipo di impostazione che sia quanto più professionale possibile.
Iniziamo con l’oggetto, che deve essere quanto più sinteticamente chiaro possibile. Il contenuto deve essere già chiaro da lì. Ecco alcune linee guida da tenere, invece, per i passaggi successivi, 5 in particolare:
- Saluti iniziali. Vuoi sapere come esordire? La risposta corretta è sempre la stessa: salutare. In maniera forale, ovviamente. Fare riferimenti a cariche e appellativi non guasta. Come “Gentile dott. Rossi” o “Gentile prof. Bianchi” ;
- Corpo della mail. Anche qui devi essere sintetico al punto giusto, non prolisso, efficace e pragmatico. Le aziende e i professionisti hanno tanto da fare e ricevono tante mail, devi catturare la loro attenzione, anche perché non possono passare tutta la giornata a leggere la posta elettronica;
- Uso di grammatica e sintassi. Occhio agli errori in questo senso, ancor più se possibile della lingua parlata. Anche perché Verba volant, scripta manent e ad etichettarti male è un attimo. Rileggi la tua email con attenzione prima di inviarla;
- Font. Evita assolutamente l’utilizzo di caratteri ornati, giocosi o colorati. Non abusare di grassetto e corsivo e non scrivere in maiuscolo;
- Conclusione. Ringrazia sempre il destinatario e auguragli una buona giornata e magari, nel caso specifico, buon lavoro. Se possibile, utilizza un gestionali mail in grado di incorporare la tua firma, il tuo titolo e i tuoi contatti.
Segui questi semplici consigli ed è fatta: scrivere una mail formale di lavoro in modo corretto ed efficace sarà un gioco da ragazzi.
Come scrivere una mail ad un avvocato
Altra situazione particolare in cui capita di scrivere una mail formale è quando si ha la necessità di rivolgersi ad un avvocato. avvocato. Anche in questo caso bisogna prestare particolare attenzione a determinati particolari.
La lettera deve mettere in evidenza riferimenti come data e luogo ed esprimere chiaramente l’oggetto della richiesta, evitando di essere dispersiva.
Ecco come scrivere una mail formale, esempio classico per un avvocato:
Spettabile: Egr. Avv. Bianchi
Indirizzo
Luogo e Data
oggetto: richiesta documentazione n.ro di protocollo __________
Gent.le Avv. __________
con la presente richiedo formalmente che mi sia inviata tutta la documentazione relativa al procedimento indicato in oggetto. Vogliate quindi provvedere tempestivamente a inviarmela al seguente indirizzo:
Indirizzo di Casa/ufficio __________
Email __________
In attesa porgo cordiali saluti
Firma
Adatta questo modello alla situazione specifica, riempi gli spazi in bianco tratteggiati e la tua lettere formale sarà pronta. Dovrai solo cliccare sull’invio per posta elettronica.
Come scrivere una mail ad un medico
Prima di concludere questa guida di Unicusano Viterbo, affrontiamo un ultimo caso che rientra nello scrivere una mail formale. Ecco un esempio di testo da inviare per posta elettronica ad un medico.
Gentile Dottor Rossi,
sono il Sig. Mario Bianchi,
volevo informazioni sul medicinale da Lei prescritto, [nomemedicinale], nello specifico avrei necessità di sapere se può essere assunto anche lontano dai pasti.
In attesa di una Sua cordiale risposta, Le porgo i miei più cordiali saluti,
Firma
E questo è quanto. Con quest’ultimo esempio si conclude la nostra guida su come scrivere una mail formale. Ora hai modelli e consigli utili per diverse situazioni. Dal caso in cui ti trovassi nella necessità di redigere una mail professionale, di scrivere ad un professore, un avvocato, un medico, più varie ed eventuali. Compresi alcuni esempi concreti che puoi facilmente adattare e inviare.
