Come organizzare un meeting: 10 consigli da applicare per avere successo

Hai bisogno di informazioni e consigli utili su come organizzare un meeting?

Allora ecco subito una buona notizia per te: sei nel posto giusto. In questo articolo, infatti, parleremo proprio di cosa fare per mettere in piedi un meeting aziendale, un convegno o un incontro di qualsiasi altra natura: professionale, istituzionale, ecc.

Del resto, ormai, il management meeting rappresenta una delle professioni emergenti e dei lavori più redditizi in voga dei nostri giorni.

Vuoi saperne di più su come organizzare una riunione di lavoro in particolare, magari per presentare un progetto in azienda da te ideato? Allora non perdiamo tempo in chiacchiere ed entriamo subito nel merito della questione.

Idee per riunioni aziendali: come organizzare un meeting perfetto

Nei paragrafi che seguono, andremo dunque a scoprire cos’è e come organizzare un meeting di successo, tenere una riunionee come diventare organizzatore di eventi. Buona lettura.

Cos’è un meeting e a cosa serve

Per comprendere come organizzare un meeting, è naturalmente fondamentale sapere bene cos’è un meeting e quale deve essere la sua funzione e la sua utilità. Per questo motivo, facciamo n piccolo, ma doveroso, passo indietro e partiamo dalle basi. Ovvero dalla definizione vera e propria del termine meeting e della differenza con la semplice riunione aziendale.

Per fare ciò, facciamo inizialmente riferimento ad un estratto della spiegazione del termine fornita dall’autorevole vocabolario Treccani, che spiega così il significato della parola:

«Riunione, convegno promossi per discutere su argomenti d’interesse politico, sociale, culturale e simili: organizzare un meeting sui problemidel traffico, dell’inquinamento; partecipare a un meeting di dietologia.

Con significato più recente, grande riunione a carattere prevalentemente popolare, animata da manifestazioni di genere diverso (comizi, dibattiti, spettacoli musicali e teatrali e simili), generalmente organizzata da un partito politico: il meeting dell’amicizia».

Per essere ancora più precisi e plurali nella scelta delle fonti, citiamo anche la nota enciclopedia online Wikipedia, che sullo stesso termine, specifica che:

«Meeting è un prestito linguistico inglese, di lunga attestazione, usato in lingua italiana per indicare diverse tipologie di incontri o riunioni, soprattutto nel mondo del lavoro».

Tutto chiaro fin qui? Molto bene, allora fatte queste doverose premesse, proseguiamo spediti alla scoperta di come organizzare un meeting coi fiocchi.

Organizzare meeting nei diversi contesti

Alla luce di tutto questo, possiamo distinguere almeno quattro diverse tipologie di meeting:

1. Meeting aziendali;
2. Comizio o riunione a carattere politico;
3. Riunione o convegno svolti al fine di discutere argomenti d’interesse, sociale, culturale come ad esempio il meeting di Rimini per l’amicizia fra i popoli;
4. Evento sportivoo manifestazione, il più delle volte a inviti, in cui più soggetti o società sportive s’incontrano per disputare gare sportive. Termine utilizzato specialmente nell’ambito dell’atletica leggera internazionale. Vedi ad esempio la Diamond League, serie di meeting internazionali di atletica leggera organizzata annualmente dalla IAAF, o il meeting Areva de Paris.

Quello che ci interessa particolarmente in questo articolo è il primo caso, ma gran parte delle idee per meeting aziendaliche ti forniremo all’interno di questa guida, possono tornare utili anche applicandoli in tutti gli altri settori.

Organizzare un evento aziendale: da dove partire

Entri nel panico appena pensi a come organizzare un meeting? Se non sai da dove cominciare, non preoccuparti. Un metodo sempre efficace è quello delle cosiddette “cinque W”. La lettera sta per Who, What, Where, When, Why.

Ma se non devi organizzare un meeting in inglese, traduciamo pure in italiano questi termini. Ovvero: chi, cosa, dove, quando e perché.

Come prima cosa, dovrai dunque rispondere a questi semplici interrogativi, per capire come immagini riunioni di lavoro e concentrandosi su:

1. Chi deve essere invitato? Perché un conto è se a una riunione di lavoro sono presenti 20 manager o molti meno. Altro caso ancora è se si tratta di come organizzare una riunione con i dipendenti senza dirigenti o con entrambe le parti, ad esempio. Perché questo può influenzare a cascata la natura, l’organizzazione, i contenuti e la durata dell’incontro;
2. Cosa si vuole da ognuno dei partecipanti o cosa si vuole proporre loro. Nel caso in cui si tratti di un incontro finalizzato alla vendita, dovremmo parlare invece di come organizzare un sales meeting;
3. Dove si terrà la riunione, in azienda oppure in una location esterna da prenotare e che ne abbia le caratteristiche idonee? Ma anche dove si propone di arrivare in termini di obiettivi. Questo può influenzare tutta la parte relativa al come convocare una riunione di lavoro;
4. Esempio programma meeting. Quando si terrà e secondo quali tempistiche e quale ordine degli interventi;
5. Perché tenere un meeting. Ancor prima di organizzarlo, devi avere ben chiaro lo scopo e l’utilità della riunione.

Non appena avrai ben chiari questi primi quattro aspetti, vedrai che l’intera organizzazione del meeting sarà più semplice e tutta in discesa.

Come organizzare e come gestire una riunione

A questo punto, sai cosa devi fare a livello preliminare in merito a come organizzare un meeting nella maniera più corretta possibile. Detto delle “5 W”, ecco altri cinque consigli da applicare per dar vita a riunioni efficaci. Concentrandoci soprattutto su cosa fare durante e dopo l’incontro, in modo da gestirlo al meglio e ottimizzare i risultati e o i feedback ottenuti.

1. Stilare l’ordine del giorno e comunicarlo con largo anticipo ai partecipanti o almeno ad inizio seduta;
2. Predisporre e verificare funzionamento di tutto ciò che può essere utile: proiettore, impianto audio, documenti e cancelleria, acqua, microfoni, rete wi-fi, eventuali cavalieri per i relatori;
3. Nominare un moderatore, se non te stesso, per gestire gli interventi, mantenere il focus su ciò per cui si è organizzato il meeting e rispettare le tempistiche stabilite;
4. Ad incontro terminato manda una mail per ringraziare le persone che hanno partecipato, magari facendo un piccolo riepilogo di quanto emerso;
5. Se vengono prese decisioni importanti da condividere all’esterno, predisponi e invia un comunicato stampa riepilogativo di quanto avvenuto e stabilito al meeting. Meglio, in questo caso, affidarsi ad un ufficio stampa professionale. Magari, se opportuno, condividi anche le immagini riunione di lavoro attraverso i canali social dell’azienda.

E con questo adesso sai tutto quello che c’è da sapere su come organizzare un meeting nei minimi dettagli.

Come diventare organizzatore di meeting ed eventi

A questo punto la nostra guida su come organizzare un meeting è davvero completa e dettagliata, ma prima di lasciarti, vogliamo darti un ultimo consiglio.

Se vuoi approfondire queste tematiche, o magari specializzarti nell’organizzazione di questo genere di eventi e non solo, devi sapere che esiste un Master Unicusano che fa decisamente al caso tuo. Si tratta, appunto, del master Master I Livello in Progettazione e organizzazione di eventi – event e meeting management.

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E con questo, almeno per il momento, è davvero tutto. La nostra guida su come organizzare un meeting termina qui. Adesso tocca a te.